複合機・コピー機は“どこでもいい”で選ぶと損？OA機器導入で失敗しない選び方とは
「業務で必要だから」「取引先に勧められたから」――
そんな理由でOA機器（複合機・コピー機・電話機など）を導入していませんか？
オフィスに欠かせないこれらの機器は、日々の業務効率だけでなく、ランニングコストにも直結する重要な存在です。しかし、「とりあえず安そうだったから」と導入を急いでしまった結果、かえってコストやストレスが増えるケースも少なくありません。
この記事では、OA機器導入でよくある失敗例と、失敗しないための選び方のポイントをわかりやすくご紹介します。
よくある失敗
初期費用の安さだけで選んでしまった
導入時の見積りが安いからと契約したものの、使い始めてから「トナーが高い」「印刷1枚あたりのコストが高い」など、運用コストがかさんでしまうことはよくあります。
ポイント：導入コストと運用コストは分けて考えること！
月々の印刷量やメンテナンス費用も含めたトータルコストの比較が重要です。
サポート体制が不十分だった
トラブル時に問い合わせ窓口がつながらない、修理までに何日もかかる…
こうしたサポートの不備は、業務の停止リスクにつながります。
ポイント：保守体制・サポート対応を事前に確認する
地域密着で対応できる販売店や、担当者が顔の見える関係かどうかも安心材料です。
業務に合っていないスペックだった
「高機能＝高性能」と思い込み、実際には使わない機能ばかりで宝の持ち腐れに。
逆に、印刷枚数に対して処理スピードが遅く、業務の足を引っ張るケースもあります。
ポイント：利用目的に合ったスペック選定が鍵
「月に何枚くらい印刷するか」「モノクロが多いか、カラーか」など、使用状況を明確にすることで適切な機種が選べます。
OA機器選びで失敗しない5つのチェックポイント
導入目的を明確にする
まず重要なのは、「なぜこのOA機器が必要なのか？」という目的を明確にすることです。
- 印刷業務の時間を短縮したいのか
- 社内のペーパーレス化を進めたいのか
- 取引先とのFAXやスキャンのやり取りを効率化したいのか
導入目的が曖昧なまま進めてしまうと、不要な機能にコストをかけてしまったり、業務フローに合わないスペックを選んでしまうリスクがあります。
印刷枚数や使用頻度を把握する
次にチェックすべきは、実際の使用量。
印刷やスキャンの枚数、利用時間、部署ごとの使用頻度などをざっくりでも可視化しておくと、過不足のない機種選びができます。
例えば、
- 月に1000枚未満 → 小型機種＋低ランニングコスト
- 月に5000枚以上 → 中～大型機種＋高耐久＋速度重視
これを無視して選んでしまうと、業務が追いつかない・印刷速度が遅い・すぐに消耗品が切れるといったトラブルが発生しがちです。
導入コストと運用コストを分けて考える
本体価格やリース料金だけで判断してしまうと、後から「思ったより維持費が高い」という落とし穴にはまります。
トナーの価格や交換頻度、保守費用、消耗品のランニングコストも含めて、3年～5年スパンでの総額を見積もる視点が大切です。
安いと思って契約した機種が、実は1枚あたりの印刷コストが割高だった…というケースも少なくありません。
サポート体制・保守内容を確認する
OA機器は、壊れたとき・不具合が起きたときの対応スピードが非常に重要です。
- 修理対応までに数日かかる
- 担当者につながらない
- 部品の取り寄せに時間がかかる
こういったケースでは、業務に支障が出るだけでなくストレスにもつながります。
相談できる営業担当がいるか
トナーの発注、設定変更、トラブル対応など、OA機器には「ちょっと聞きたい」が頻繁に発生します。
そのときに気軽に相談できる**“顔の見える担当者”**がいるかどうかで、ストレスや業務効率は大きく変わります。
導入して終わりではなく、長く付き合っていけるパートナーかどうかも、選定の大きな基準です。
まとめ
これまでご紹介してきた5つのポイントを押さえるだけで、OA機器選びの失敗はグッと減らせます。
とはいえ、実際には会社ごとに業務フローや使用状況、コスト感、求める機能は異なり、「うちに合う機種はどれなのか？」という悩みはつきものです。
そんな時こそ、専門的な視点で一緒に選んでくれるパートナーの存在が重要です。
ファミリアジャパンでは、お客様の業務内容や規模に合わせた最適なOA機器のご提案を行っています。
導入後のアフターサポートはもちろん、コストの見直しや他社からの乗り換えといったご相談にも対応可能です。
・どれを選んでいいかわからない
・他社と比較してから決めたい
そんな時は、ぜひ一度ファミリアジャパンへお気軽にご相談ください。
