その契約、ずっと同じで大丈夫？見直しで年間コストが変わるOA機器の話

「いつ契約したのか覚えていない」

「気づけば5年以上、同じ機器を使っている」

そんな声、実はとても多いんです。

複合機やコピー機、ビジネスフォンなどのOA機器は、一度リース契約を結ぶと“なんとなくそのまま”使い続けてしまう企業が少なくありません。ですが、契約を見直さずに放置していると、知らないうちにムダなコストを払い続けている可能性があります。

この記事では、契約を見直さずに起こりがちな“ムダ”や、見落としがちなポイント、見直すべきサインと見直しによるメリットをご紹介します。

契約を見直さずに起きがちな3つの“ムダ”

古いままの機器で電気代や印刷コストが高い

数年前のモデルと比較すると、最新のOA機器は省エネ性やトナー効率が大きく改善されています。

古い機器を使い続けることで、余分な電気代・印刷コストを払い続けている可能性があります。

実は使っていない機能に料金を払っている

高機能モデルを導入しても、実際には「印刷とコピーしか使っていない」ケースも多くあります。

使用しないFAX機能やクラウド連携機能に無駄なコストを支払っている場合もあるため、使用実態とのギャップは要確認です。

契約更新タイミングを逃して違約金が発生する

リース契約は一般的に5年契約が多く、満了時に自動更新されることがほとんどです。

更新タイミングを把握していないと、解約時に違約金が発生する可能性があるため、契約満了の時期は早めに確認しておくことが大切です。

リース契約でありがちな“見落としポイント”

残リース期間の確認不足

現在の契約がいつ始まり、いつ終わるのかを正確に把握していない企業は意外と多いです。

更新時期の見逃しは、乗り換えや入れ替えのチャンスを失う原因となります。

カウンター料金（印刷1枚あたりの単価）の高さ

月額リース料とは別に発生する「カウンター料金」。

印刷枚数が多い企業では、この単価が高いだけで大幅なコスト差が生まれます。

相場と比較して適正かどうか、見直す余地は大きいポイントです。

トナーや保守費用が不透明

「トナー代込み」とされていても、実際は高額な保守費や契約条件が含まれていることも。

契約書を見直し、何にいくらかかっているのかを明確にすることが重要です。

今が見直しチャンスなサインとは？

機器の導入から5年以上経っている

5年以上前の機器は、性能面・コスト面・部品供給の面で不利になることが多くなります。

更新タイミングの目安として、まずは導入年を確認してみましょう。

印刷速度やトラブルが気になってきた

「最近印刷に時間がかかる」「紙詰まりが多い」など、日常業務でのストレスが増えてきたら見直しの合図です。

業務効率を下げる前に、機器の入れ替えを検討しましょう。

月々の料金が「高いな」と感じるようになった

料金が“何にどれだけかかっているか”が見えにくくなっている場合は、契約内容の再確認が必要です。

「気づかぬうちにコストが増えていた」というケースは多くあります。

見直しで得られるメリット

年間コストが明確に下がる

契約や機種を見直すことで、印刷単価・トナー代・電気代などの固定費を削減できます。

特にカウンター料金を抑えられると、年間数万円以上のコストダウンが見込めます。

故障リスクやストレスが減る

新しい機種への入れ替えにより、紙詰まりや印刷不良などのトラブルが大幅に減少します。

社内の“ちょっとしたイライラ”がなくなるだけでも、大きな業務改善です。

テレワークやクラウドにも対応しやすくなる

最新の複合機は、クラウド連携やスキャンデータの共有など、柔軟な働き方にも対応しています。

業務のデジタル化や、リモート環境の整備にもつながります。

まとめ

OA機器の契約は、一度導入してしまうと“そのまま”になりがちですが、

契約内容や使用状況を定期的に見直すことで、ムダなコストを減らし、業務効率を大きく改善できる可能性があります。

特に「なんとなく使っている」「いつ契約したか覚えていない」という場合は、今が見直しの絶好のタイミングかもしれません。

ファミリアジャパンでは、現在ご利用中の機器や契約の内容を無料で診断し、

お客様の業務内容やコスト状況に合わせて、最適な見直しプランをご提案しています。

• 機種の入れ替えタイミングの判断
• リース契約の見直しサポート
• カウンター料金や保守費の適正チェック
• 他社からの乗り換え相談にも対応

「本当にこの契約でいいのか」

「見直したいけれど、どこに頼めばいいかわからない」

そんな時こそ、ぜひファミリアジャパンにご相談ください。

中小企業に寄り添った、“ムダのないOA環境づくり”をお手伝いします。